Déménagement : installation des services terminée dans les temps !

Au milieu des transferts des archives du Département du Rhône, a eu lieu du 14 au 18 avril dernier le déménagement des services des Archives dans les nouveaux locaux.

Une semaine avait été prévue pour ces mouvements, sans interrompre ceux des fonds d’archives. Ce sont donc 2 ballets de camions qui ont sillonné Lyon en parallèle et ont convergé vers le site de la rue Mouton-Duvernet : objectif rempli !

Les équipes de Montauban ont déménagé lundi et mardi, celles de Servient mercredi et jeudi. Le vendredi aura permis de faire une dernière vérification et d’achever les installations informatiques de base.

 

Déménagement des services de Montauban - 16 avril 2014

Déménagement Montauban – 15 avril 2014

Déménagement des services de Servient - 16 avril 2014

Déménagement Servient – 16 avril 2014

Intégrant des bureaux naturellement lumineux et fonctionnels, regroupés au 7e et au 8e étage du bâtiment, chacun bénéficiera de conditions de travail optimales qui permettront de poursuivre l’amélioration du service rendu au public. Les circuits complexes qu’il fallait emprunter pour se déplacer d’un bureau à un magasin pour effectuer une recherche ne sont plus qu’un souvenir ; désormais, une batterie d’ascenseurs et une organisation rationnelle permettront d’être plus efficaces !

Les cartons ont été rapidement défaits et chaque élément trouve sa place, même si quelques semaines seront encore nécessaires pour que l’organisation adapte ses outils et procédures et prenne ses nouvelles marques.

Des premiers témoignages d’usagers, le passage de relais entre les anciens sites et le nouveau s’est fait en douceur : la boîte mail et le standard téléphonique n’ayant connu quasi aucune interruption.

Cet épisode passé, nous pouvons à nouveau nous re-concentrer exclusivement sur la poursuite du déménagement des archives… et la préparation de la salle de lecture !

Du bruit dans les magasins

La décision de construire les Nouvelles Archives départementales a enclenché, de fait, la préparation du déménagement.

C’est donc dès 2005 que les différents travaux relatifs à la préparation des fonds pour leur transfert ont commencé, soit près de 6 ans avant la pose de la première pierre. En tout, 10 années de travail auront été nécessaires pour la mise en œuvre du déménagement des NAD.

Parmi les tâches à assurer pour le bon déroulement d’un déménagement d’archives, 2 revêtent une importance particulière : le conditionnement et le récolement.

Le conditionnement est l’opération qui consiste à placer les documents d’archives sous des matériaux protecteurs (chemises, sous-chemises, boîtes, tubes, containers…) afin de leur garantir une bonne conservation et de traverser le temps dans les meilleures conditions possibles.

Quant au récolement, il s’agit de recenser les archives dans l’ordre où on les trouve dans les magasins et à en dresser un état des lieux topographique (pointage physique).

À noter que dans les services d’archives, on récole dans 2 occasions :

  • un déménagement
  • la nomination d’un nouveau directeur

Cette opération est nécessaire pour connaître la localisation, le volume exact et l’état des fonds (reconditionnement nécessaire, place à prévoir dans le nouveau site…).

Avec 42 kilomètres linéaires de fonds répartis sur les sites actuels des Archives du Rhône, on comprend mieux pourquoi 10 ans de préparation ne furent pas de trop pour préparer le déménagement !

D’ailleurs, les équipes des Archives départementales arrivent tout juste au terme de ces deux missions particulières, à quelques semaines seulement du grand départ !

Reconditionnement - Servient © Département du Rhône - Patrick Ageneau

Reconditionnement – Servient © Département du Rhône – Patrick Ageneau

Les Archives départementales au quotidien, c’est …

Les missions des Archives départementales peuvent se résumer en quatre mots-clés :
Collecter, car les archives s’enrichissent constamment de fonds publics, mais également de fonds privés entrés par dons, dépôts ou achats.
Classer, car les archivistes ordonnent les documents et mettent à la disposition des lecteurs des outils de recherche pour les orienter, outils sans lesquels les fonds seraient inexploitables.
Conserver, car les archives doivent pouvoir disposer des meilleures conditions matérielles possibles afin que soient assurées leur sauvegarde et leur pérennité (conditionnement, restauration…).
Communiquer, car toutes ces richesses patrimoniales sont conservées pour être utilisées et valorisées auprès du public. L’accès à la salle de lecture est libre et gratuit pour toute personne s’inscrivant avec une pièce d’identité.
Avec 42 kilomètres de rayonnages rassemblant des documents du IXe siècle à nos jours, les Archives départementales possèdent un patrimoine très riche et sont dépositaires des sources de l’Histoire du Rhône.

Les Archives départementales, c’est quoi ?

Les Archives départementales sont créées en 1790 lorsque l’Assemblée nationale constituante décide de rassembler « au chef lieu du département tous les titres et papiers dépendant des dépôts appartenant à la République ».
Elles conservent les documents provenant des administrations d’Ancien Régime, de l’administration révolutionnaire, des établissements ecclésiastiques nationalisés, ainsi que les documents produits sur le ressort du département par les administrations publiques. Elles détiennent également tous les fonds d’archives privées, susceptibles d’apporter un éclairage supplémentaire sur l’histoire du département du Rhône.
Les Archives départementales sont un service du Département mais exercent aussi des missions dévolues à l’État, en assurant notamment un contrôle scientifique et technique sur l’ensemble des archives publiques (services déconcentrés de l’État, services du Département, communes, établissements publics…).
Elles ont pour mission d’assurer une bonne conservation des documents afin d’en faciliter l’exploitation administrative et scientifique et d’en permettre la valorisation culturelle.