Déménagement : installation des services terminée dans les temps !

Au milieu des transferts des archives du Département du Rhône, a eu lieu du 14 au 18 avril dernier le déménagement des services des Archives dans les nouveaux locaux.

Une semaine avait été prévue pour ces mouvements, sans interrompre ceux des fonds d’archives. Ce sont donc 2 ballets de camions qui ont sillonné Lyon en parallèle et ont convergé vers le site de la rue Mouton-Duvernet : objectif rempli !

Les équipes de Montauban ont déménagé lundi et mardi, celles de Servient mercredi et jeudi. Le vendredi aura permis de faire une dernière vérification et d’achever les installations informatiques de base.

 

Déménagement des services de Montauban - 16 avril 2014

Déménagement Montauban – 15 avril 2014

Déménagement des services de Servient - 16 avril 2014

Déménagement Servient – 16 avril 2014

Intégrant des bureaux naturellement lumineux et fonctionnels, regroupés au 7e et au 8e étage du bâtiment, chacun bénéficiera de conditions de travail optimales qui permettront de poursuivre l’amélioration du service rendu au public. Les circuits complexes qu’il fallait emprunter pour se déplacer d’un bureau à un magasin pour effectuer une recherche ne sont plus qu’un souvenir ; désormais, une batterie d’ascenseurs et une organisation rationnelle permettront d’être plus efficaces !

Les cartons ont été rapidement défaits et chaque élément trouve sa place, même si quelques semaines seront encore nécessaires pour que l’organisation adapte ses outils et procédures et prenne ses nouvelles marques.

Des premiers témoignages d’usagers, le passage de relais entre les anciens sites et le nouveau s’est fait en douceur : la boîte mail et le standard téléphonique n’ayant connu quasi aucune interruption.

Cet épisode passé, nous pouvons à nouveau nous re-concentrer exclusivement sur la poursuite du déménagement des archives… et la préparation de la salle de lecture !

Flash déménagement : les services des Archives gagnent leur nouveau site.

Attention !

Les équipes des Archives départementales du Rhône déménageront vers leur nouveau site entre le 14 et le 18 avril 2014.

Toutes les dispositions ont été prises pour réduire au maximum les désagréments que ce transfert pourrait entraîner.

Vous pouvez continuer de nous joindre, même pendant le déménagement, par courrier électronique à l’adresse suivante : archives@rhone.fr

 

À compter du 22 avril 2014, vous pourrez nous contacter au 04 72 35 35 00, notre numéro de fax restant inchangé (04 26 29 18 10).

Flash déménagement : au tour de Servient !

Attention !

Ce lundi 24 mars 2014, le déménagement du site de Servient commence en parallèle de celui de Montauban.

Après le fonds des notaires (sous série 3 E), le cadastre (sous série 3 P), l’enregistrement (sous série 3 Q) puis les hypothèques (sous série 4 Q) vont prendre leurs nouveaux quartiers !

Les recherches par correspondance sont donc interrompues et devraient reprendre début mai.

Des kilomètres et des kilomètres…

Presque 15 jours après le début du « grand chambardement », faisons un point sur la situation !

Les armoires roulantes ont défilé et 2 magasins du site de Montauban ont déjà été vidés, les déménageurs s’attaquant avec une vigueur constante au 3ème.

À ce jour, plus de 1,7 kilomètres linéaires ont déjà été déménagés, implantés et récolés. Si ce rythme se maintient, nous tiendrons le délai annoncé et les recherches par correspondance dans les fonds des actes notariés pourront reprendre dès le début du mois de mai !! (voir flash déménagement du 27 février)

Les paris (sur le temps nécessaire pour vider un magasin) vont bon train entre Hervé, James ou encore Patrick dit « Nounours », nos déménageurs qui ne désarment pas devant l’ampleur des transferts à accomplir : 1,7 kilomètres linéaires sur les quelques 35 qui doivent être déplacés…

Des kilomètres linéaires… parce qu’on ne pourra jamais répondre à cette question, qui revient régulièrement : « Vous avez combien de documents ? »

Un penchant pour le secret ? Non, simplement l’impossibilité de détailler le nombre de documents conservés. Il ne fait cependant aucun doute qu’ils se comptent par millions !

Pour mieux vous représenter les choses, imaginez une armoire de 2 mètres de haut sur 1,20 mètre de large avec plusieurs étagères (pour les puristes, aux Archives on ne parle pas d’armoires mais de travées et pas d’étagères mais de tablettes).

Les sites des Archives départementales du Rhône concentrent 8 231 travées, avec chacune de 3 à 6 tablettes suivant les formats des documents, sans compter des dizaines de meubles à plans et quelques autres modes de stockage !

Actuellement, les déménageurs transfèrent et implantent chaque jour environ 30 travées, soit 180 mètres linéaires.

Les fonds notariés du magasin C1 ont quitté le site de Montauban.

Les fonds notariés du magasin C1 ont quitté le site de Montauban.

La « valse sans hésitation » !

Ce lundi 3 mars 2014, le coup de départ a été donné pour le transfert des Archives départementales du Rhône vers leur nouvelle adresse : 34 rue Général Mouton-Duvernet à Lyon 3e.

C’est le site historique de Montauban qui ouvre le bal, avec les fonds des notaires (4,6 kilomètres linéaires).

Eu égard aux difficultés liées à l’accessibilité au chemin de Montauban, c’est un mouvement en 3 temps (et en 3 camions) qui s’est mis en place :

  • 1er temps : l’enlèvement des fonds notariés vers le nouveau site
  • 2e temps : l’intégration des archives dans les magasins
  • 3e temps : le récolement pour contrôler l’état des fonds à leur arrivée (voir l’article « du bruit dans les magasins »)

MTB_dem_chargement _armoire_roulante_V1CD9 MTD_reintegration_RIMG0044 récolement après intégration dans le nouveau magasin

Un binôme des Archives appuie les déménageurs au départ et à l’arrivée afin de les guider dans la marche à suivre, les orienter dans les magasins…
Sachant qu’un camion transporte 12 armoires roulantes ou 200 mètres linéaires, il faudra compter 4 semaines à 1 mois pour le transfert des seuls fonds notariés.

Flash déménagement : premiers transferts

Attention !

À partir du 3 mars 2014, le déménagement des archives du Rhône commence !

Les premiers transferts concerneront les fonds des notaires, depuis le site de Montauban.

En conséquence, aucune recherche ne sera possible dans les actes notariés jusqu’au début mai et nous ne pourrons répondre aux demandes par correspondance.
Nous vous invitons à nous recontacter à cette date.

Vous pouvez continuer à nous joindre sur la messagerie des Archives (archives@rhone.fr) et faire vos recherches sur notre site internet (http://archives.rhone.fr)

Du bruit dans les magasins

La décision de construire les Nouvelles Archives départementales a enclenché, de fait, la préparation du déménagement.

C’est donc dès 2005 que les différents travaux relatifs à la préparation des fonds pour leur transfert ont commencé, soit près de 6 ans avant la pose de la première pierre. En tout, 10 années de travail auront été nécessaires pour la mise en œuvre du déménagement des NAD.

Parmi les tâches à assurer pour le bon déroulement d’un déménagement d’archives, 2 revêtent une importance particulière : le conditionnement et le récolement.

Le conditionnement est l’opération qui consiste à placer les documents d’archives sous des matériaux protecteurs (chemises, sous-chemises, boîtes, tubes, containers…) afin de leur garantir une bonne conservation et de traverser le temps dans les meilleures conditions possibles.

Quant au récolement, il s’agit de recenser les archives dans l’ordre où on les trouve dans les magasins et à en dresser un état des lieux topographique (pointage physique).

À noter que dans les services d’archives, on récole dans 2 occasions :

  • un déménagement
  • la nomination d’un nouveau directeur

Cette opération est nécessaire pour connaître la localisation, le volume exact et l’état des fonds (reconditionnement nécessaire, place à prévoir dans le nouveau site…).

Avec 42 kilomètres linéaires de fonds répartis sur les sites actuels des Archives du Rhône, on comprend mieux pourquoi 10 ans de préparation ne furent pas de trop pour préparer le déménagement !

D’ailleurs, les équipes des Archives départementales arrivent tout juste au terme de ces deux missions particulières, à quelques semaines seulement du grand départ !

Reconditionnement - Servient © Département du Rhône - Patrick Ageneau

Reconditionnement – Servient © Département du Rhône – Patrick Ageneau